Moderationsleitfaden

Der Weg zu besseren Online-Meetings – Werde Moderationsprofi!

Hier sind 29 einfache Lösungen für die 9 häufigsten Probleme in Online-Meetings! Diese Moderationstechniken kannst du nutzen, um eure Meetings zu verbessern – egal, ob’s schon sehr gut läuft oder konkrete Probleme gibt.

1. Aufmerksamkeit & Konzentration:

Du wünschst dir Meetings, in denen sich die Teilnehmenden begeistert beteiligen, wirklich viel geschafft wird und ihr danach noch Energie für große Taten übrig habt?

Mit diesen 10 einfachen Tricks bringst du mehr Aktivität und Leichtigkeit ins Meeting!

2. Atmosphäre & Teamspirit

Du willst, dass sich beim gemeinsamen Pläne Schmieden alle wohl und sicher fühlen und im Meeting gerne Aufgaben übernehmen?

Hier findest du 9 praktische Methoden, um aktiv die Kommunikation im Meeting zu verbessern!

3. Produktivität und Entscheidungen

Du möchtest eure Meetings effektiv und sinnvoll nutzen, um besonders starke Aktionen vorzubereiten?

Mit diesen 10 schnellen Moderationstechniken sorgst du dafür, dass ihr zielorientiert arbeitet!

Das kannst du tun, wenn….

…die Teilnehmenden oft abgelenkt sind:

• In der Einladung freundlich deine Erwartungen mitteilen
  • “Um unser Engagement wirkungsvoll zu machen, müssen wir uns gut absprechen und brauchen die volle Konzentration während der Meetings. Am besten überprüft ihr vorher, ob die Technik funktioniert (Log-In, Video, Audio, Sprache). Wenn möglich, benutzt bitte Headsets und beugt Störungen vor (Mitbewohnis Bescheid geben, störende Benachrichtigungen & Programme ausschalten).”
• Gemeinsam den Kreislauf in Schwung bringen
  • “Bevor wir zum nächsten Thema kommen/mit der nächsten Aufgabe anfangen, strecken wir uns jetzt mal kurz/stehen wir jetzt alle mal fünf Minuten auf und bewegen uns ein bisschen.”
• Ablenkungen einbeziehen (Handys, Computer & Tablets)
  • 
    z.B. um Umfragen und Quizzes zu machen (z.B. FFF-Poll, Kahoot! oder Cryptpad)
  • z.B. in geteilten Dokumenten schreiben/Ideen sammeln (z.B. FFF-Pad oder Google Docs)

…du dir mehr Beteiligung wünschst:

• Fragen reformulieren
  • Offene Fragen statt Ja-Nein-Fragen (z.B. statt “Findet ihr das gut?” → “Was findet ihr daran gut?”)
  • Möglichkeitsperspektive statt Problemfokus (z.B. statt “Wer versteht das noch nicht?” → “Was habe ich noch nicht verständlich genug erklärt?”)
• Individuellen Bezug herstellen
  • z.B. “Schön, dass du da bist, *Name*, wir sind gerade dabei, uns über *Thema/Aufgabe* auszutauschen, hast du dazu vielleicht direkt Fragen/Wünsche/Anregungen?”
  • z.B. “*Name*, du hast ja schon viel an *Ziel* gearbeitet, wie könnte dir diese Fähigkeit/Info dabei helfen?
• Rahmen für Meinungsaustausch schaffen
  • Kleingruppendiskussionen (z.B. 1-2-4-Alle-Methode)
  • Listening Circles (“Wir gehen jetzt reihum und alle sagen in 1-2 min ihre Meinung zu *Thema*.”)
• Aufgaben verteilen und um Hilfe bitten
  • z.B. “Kannst du bitte das Thema/die Aufgabe vorstellen, du weißt da besser Bescheid.”
  • z.B. “Das kann dir wahrscheinlich *Name* am besten beantworten.”

…die Meetings oft anstrengend sind:

• Agenda kürzen!
  • Projekte und TOPs konsequent priorisieren (z.B. mithilfe der Eisenhower-Matrix: Ordnung nach “wichtig” und “dringend” ODER mithilfe von Fragen zur Wirkung (“Wie viel wird *Aktion* realistisch verändern?”) und zum Aufwand (“Wie lange dauert das Projekt/der TOP?”)
• Mache Pausen! (Effektive Pausen = effektive Arbeit)
  • Mindestens 5 min in 1,5 Stunden (Je anstrengender die Themen, desto mehr Pausen!)
  • Nimm’s leicht: Auflockerung und Spaß dürfen auch mal kurz off-topic sein.
• Abwechslung reinbringen
  • z.B. gemeinsam Videos, Dokumente oder Übersichten zum Thema anschauen

Das kannst du tun, wenn…

…du andere zum Moderieren motivieren willst:

• Vorteile des Moderierens herausstellen
  • “Als Moderator*in kannst dafür sorgen, dass sich alle wohlfühlen, es entspannt und strukturiert abläuft, wir schnell zu Ergebnissen gelangen und frischer Wind ins Meeting kommt. Außerdem kannst du beim Moderieren viel lernen: freies Sprechen, Rhetorik, Selbstbewusstsein, Führungskompetenz.”
• Hürden senken
  • “Du kannst schon viel, das beim Moderieren hilft (z.B. selbstbewusste und freundliche Art, guten Überblick über Meetings, Erfahrung mit der Gruppe). Du wärst nicht allein: Wenn du möchtest, unterstütze ich dich, auch mit Feedback. Je mehr wir uns abwechseln, desto weniger Druck hat jede*r!“
• Diese Checkliste an Moderationsneulinge und Wiedereinsteiger*innen weiterleiten
  
  • “Schau dir doch mal das “Konzept für gute Meetings – Moderation” an und probier es einfach aus.”

… du dich online unsicher fühlst:

• deine offline Moderations-Gewohnheiten mit in die Online-Welt nehmen
  • z.B. nach dem Befinden der anderen fragen, gestikulieren, zwischendurch trinken
• nach Feedback fragen
  • “War es gut, dass ich das so gemacht habe?”
• sich die eigenen Stärken bewusst machen

…du gerne einen persönlicheren Umgang fördern würdest:.

• Regelmäßige Check-Ins und Check-Outs
  • Ein Check-In sollte bei bis zu 10 Teilnehmenden max. 5 Minuten dauern. Halte die Runde kurz, z.B.: “In zwei Worten, wie war euer Tag bisher?” oder ”In einem Satz, was wünscht ihr euch für dieses Meeting?”
  • Den Check-Out kannst du entsprechend der Stimmung und verbleibenden Zeit gestalten: “Wie fandet ihr unsere Zusammenarbeit heute?” oder “Wie fühlt ihr euch jetzt?”
  • Abwechslung reinbringen: Lass dir neue Fragen einfallen oder teste den Fragen-Generator!
• Eine Kultur des Voneinander Lernens schaffen/Skillsharing
  • 5-minütige-Inputvorträge von Mitaktivisti über thematisch passende Themen, mit denen sie sich gerade beschäftigen/gut auskennen. Vorher Dauer festlegen, Ende signalisieren.
  • “Wer kann etwas besonders gut?” oder “Hat *Name* vielleicht ein paar Tipps, wie das anderen auch besser gelingen kann?” (z.B. soziale Kompetenzen, Organisation, Rhetorik,…)
• Gemeinsam reflektieren
  • Mindestens alle 3 Wochen eine halbe Stunde Zeit nehmen, um gemeinsam zu reflektieren: je nachdem wie persönlich euer Verhältnis untereinander ist z.B. “Was können wir im Umgang miteinander noch verbessern?”, “Was funktioniert schon sehr gut?” oder “Nervt euch irgendwas an unseren Meetings?”

Tipp: Um optimal arbeiten zu können, sollten Meetings aus maximal 6-8 Menschen bestehen.

Das kannst du tun, wenn…

…der Sinn des Meetings unklar ist:

• Das Ziel des Meetings festlegen
  • “Was ist das gemeinsame Ziel des Meetings?” → Wenn das Ziel erreicht ist, ist das Meeting vorbei.
  • “Kann dieses Ziel per Nachricht o. ä. schneller & besser erreicht werden?” → Wenn ja, Meeting absagen.
  • ein Oberthema formulieren und nur Tagesordnungspunkte zu diesem Thema zulassen
• Wichtige Schritte und den roten Faden des Meetings definieren
  • “Welche Entscheidungen sollen getroffen werden? Wofür sind die Entscheidungen wichtig?”
  • “Nehmen genau die Menschen am Meeting teil, die an den Entscheidungen beteiligt sein müssen, weil sie entsprechende Expertise/Verantwortung haben?” → Wenn nein, entsprechend Leute ein- und ausladen.
• Durchführbarkeit des Meetings prüfen
  
  • Haben wir alles, was wir brauchen, um die Entscheidungen zu treffen und das Ziel zu erreichen?
  • Ist das Meeting zum jetzigen Zeitpunkt sinnvoll? → Wenn nein, Meeting verschieben und vorbereiten.

…oft der Zeitrahmen gesprengt wird:

• Priorisieren und Agenda minimieren
  • “Es ist insgesamt zielführender, wenn wir uns mit *Tagesordnungspunkt (TOP)* beschäftigen, weil….”
  • “…*TOP* wichtig ist, um weiterarbeiten zu können.”
  • “…*TOP dazu beiträgt, dass die Gruppe langfristig funktioniert.”
  • “…*TOP* eine einflussreiche Aktion ermöglicht/am meisten positive Auswirkungen hat.”
• Redebeiträge auf 3 min pro Person und Thema beschränken
  • “Schaut bitte auf die Uhr oder ich gebe euch nach 2,5 Minuten Bescheid, damit ihr zum Ende kommt.”
  • “Wer von euch wäre heute so lieb, die Einhaltung der Redezeit zu überwachen?”

…keine klaren Entscheidungen für die Gruppe entstehen:

• Entscheidungsmodi einführen bevor Entscheidungen anstehen/Konflikte aufkommen
• Konsent (= kein Widerspruch) statt Konsens (= alle einverstanden)
  • “Wer lehnt den Vorschlag ab? Warum? Kann der Vorschlag entsprechend angepasst werden?”

→ Wenn ja, Vorschlag anpassen und nochmal fragen // Wenn nein, Vorschlag ablehnen

• Wenn keine*r widerspricht, Vorschlag annehmen

• Finger Voting (= Skala von 1-5)
  • “Wie viel Widerstand empfindest du gegenüber *Vorschlag*?” (1 Finger=kein Widerstand & 5 Finger=hoher Widerstand) → Für jeden Vorschlag zusammenzählen & kleinste Anzahl gewinnt
  • “Wie sehr befürwortest du diesen Vorschlag?” (1=gar nicht & 5=sehr stark) → größte Anzahl gewinnt
• Ranglisten erstellen mit der 10-5-3 Methode
  • Sinnvoll bei der Frage, was als nächstes getan werden soll oder welche Ideen am wichtigsten sind
• Weniger und gezielter Leute einladen, um niemanden vom Weltverbessern abzulenken

Tipp: Reduziere Diskussionen über die Herangehensweise am besten im Vorhinein: Schau dir die Tagesordnung an und mache schon zu Anfang des Meetings gute, simple Vorschläge.